Veiligheidsbeheersysteem voor SEVESO – en ARIE bedrijven

Een VBS voor de chemische keten
Download de Best practice

Download hier de Best practice VBS voor de chemische keten.

VBS element I staat voor de Organisatie en het personeel

Het eerste element van een veiligheidsbeheersysteem omvat de organisatie en het personeel in relatie tot de beheersing van de risico’s op zware ongevallen. Het beleid ten aanzien van eigen personeel en van derden is vastgelegd. Hierbij is het van belang dat de gehele organisatie onderdeel is van het VBS systeem en dit dan ook ter uiting komt op basis van het element Organisatie en het personeel.

Mensen zijn bepalend voor de controle over de activiteiten. Voor de instandhouding van activiteiten die veilig en milieuvriendelijk zijn, geen gevaar voor de gezondheid opleveren en voldoen aan de wet- en regelgeving, zijn een zorgvuldige selectie en aanstelling en voortgaande beoordeling van werknemers vereist. Voor de instandhouding van activiteiten die veilig en milieuverantwoord zijn moeten werknemers de juiste training krijgen. Derden die namens het bedrijf diensten verlenen, hebben invloed op de activiteiten en reputatie van het bedrijf. Het is essentieel dat zij het werk uitvoeren op een wijze die overeenkomt met en die aansluit op het beleid ter voorkoming van zware ongevallen.

De basisstructuur van het bedrijf komt in zicht via het organogram. Deze dient actueel en aanwezig te zijn. Dan volgen de functieomschrijvingen van de verschillende functies binnen het organogram, welke getekend dienen te zijn door iedere medewerker. In een procedure dient een overzicht te zijn van kritische functies, maar daarin aangegeven wie de functie bij uitval tijdelijk overneemt.

In die functieomschrijvingen staan de functietaken en -bevoegdheden. Opleidings- en ervaringseisen en selectiecriteria kunnen naast taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden weergegeven in deze functieomschrijvingen. Dit geldt voor zowel normale als afwijkende situatiesOm die taken te kunnen uitvoeren dient kennis aanwezig te zijn. Binnen een opleidingsregister dient per functie aangeduid te zijn welke opleidingen en cursussen iemand gehad dient te hebben om die taken te kunnen uitvoeren, alsmede de frequentie van herhaling. – Lees verder over de invulling in de Best pratice VBS voor de chemische logistiek.

 

Integrated Scenario analyse (SHEFR)©

De Integrated scenario-analyse beoordeelt de risico’s op het gebied van Safety and Health, Environment, Finance and Reputation. Ook bij deze methodiek gaat een brainstorm team op gestructureerde wijze ‘wat – als’ vragen bedenken, die betrekking hebben op een gevaar of risico. Het gaat voornamelijk om mogelijke situaties die zich kunnen voordoen. De verschillende scenario’s worden binnen de chemische logistiek vervolgens gegroepeerd onder directe oorzaken en onder elkaar opgenomen in een excel blad, waarna achter iedere scenario lines of defense worden toegevoegd. Veiligheidsrisico’s worden vervolgens beoordeeld voor – en na toepassing van de lines of defense aan de hand van de Fine & Kinney methode. In het verlengde hiervan (Safety- en Health) worden ook de milieu-risico’s, financiële risico’s en Reputatie-rsico’s op beoordeeld.

Adviesbureau VNCW consultants is licentiehouder van de methodiek en kan u ondersteunen bij de implementatie er van.

Element III van het VBS gaat over de Controle op de exploitatie

Binnen de procedure Controle op exploitatie, waarvan een voorbeeld staat in de Best practice, kunnen elementen toegevoegd worden waarin de opslag in opslaglocaties verder uitgewerkt zijn. Natuurlijk kan dat ook in een aparte procedure waarnaar vanuit de toppocedure verwezen wordt.  Daarbij kan gedacht worden aan de indeling van de magazijnen. In veel WMS (warehouse management systemen) ligt dat vast in restricties: in dat magazijn of deel van het magazijn mag ik de zuren plaatsen, maar niet de logen en in het magazijn mag ik de zeer bijtende stoffen niet hoger dan 1,8 meter hoogte opslaan etc.  Het verstandig dat restricties dus niet alleen in de software vastliggen, maar ook in een procedure.

Ook het onderhoud dient een prominente plaats te krijgen binnen dit element. Waarbij het binnen de chemische logistiek zich richt op onderhoud aan gebouwen en op equipment. Bij gebouwen kun je daarin het onderhoud op bijvoorbeeld de blusinstallatie, verlichting, de ventilatie,  noodverlichting, bliksembeveiliging meenemen, of 5-jaarlijks keuring van de laagspanningsinstallatie.

Het onderhoud aan intern equipement verdient eveneens periodieke aandacht. Het is raadzaam een onderhoudsmatrix bij te houden in excel  of een bestaand onderhoudsprogramma voor de identificatie van alle onderhoudsaspecten, de vastlegging van de jaar van installatie, maximale levensduur, de vereiste frequentie van het onderhoud en de planning van het onderhoud.

Je leest verder over de invulling van dit element in de Best practice VBS voor de chemische logistiek.

Prestatie-indicatoren

Aantal heftruckongevallen per jaar:  1.700

Waarvan bedrijfsongevallen:   1.500

Waarvan ziekenhuisopname na behandeling: 190

Gemiddeld aantal dodelijke ongevallen:  2

Oorzaken aanrijden met heftruck:

34 % haastig werk

33% niet goed geobserveerd

33% afleiding

De wijze waarop wordt gehandeld bij wijzigingen (IV)

Het element ‘De wijze waarop wordt gehandeld bij wijzigingen’ lijkt aan de buitenkant vaak een makkelijk element. Zowel over de theorie en de uitvoering in de praktijk dient goed nagedacht te worden. De bij het element op te stellen procedure dient duidelijk af te kaderen wat wel en wat niet als ‘Management of change’ behandeld gaat worden. Zo is een één op één wijziging vaak geen MOC. Denk daarbij het vervangen van een TL lamp door een andere TL lamp.

Nieuwe producten en het beoordelen daarvan kunnen als MOC opgepakt worden, maar kunnen ook procedureel op een andere manier geregeld worden. Wanneer in een andere procedure of werkinstructie is geregeld dat alle stoffen beoordeeld worden op bepaalde criteria door de SHEQ medewerker dan kan daarnaar verwezen worden in een MOC procedure, maar hoeft dan niet opgepakt te worden als MOC. 

Naast de afkadering wat wel of wat niet onder de MOC valt dient de procedure ook inzicht te geven in de soorten MOC’s. Dit met name met betrekking tot de duur van de MOC; een tijdelijke – of een permanente wijziging. Tijdelijke wijzigingen moeten gevolgd worden om te vermijden dat ze ongecontroleerd overgaan in permanente wijzigingen. Daarbij is het niet ondenkbaar dat men voor tijdelijke wijzigingen minder maatregelen treft om de risico’s te beheersen of maatregelen van een lagere kwaliteit, dan het geval zou zijn voor een permanente wijziging. Als een tijdelijke wijziging permanent wordt, is het daarbij belangrijk de risico’s opnieuw te evalueren.

Je leest verder over de invulling van dit element in de Best practice VBS voor de chemische logistiek.

De planning voor noodsituaties (V).

.
De Top-procedure ‘Planning voor noodsituaties’ laat zien op welke wijze de  systematische analyse van de voorzienbare noodsituaties geïdentificeerd is. Tevens laat de procedure zien hoe het noodplan voor dergelijke noodsituaties uitgewerkt is, deze beproefd- en getoetst wordt, en welke specifieke opleiding voor het betrokken personeel nodig is. Ook onderaannemers, bezoekers zoals chauffeurs dienen in deze planvorming betrokken te worden. Centraal staat het functioneren van de bedrijfsnoodorganisatie.

In de planvorming dienen een reeks aan elementen betrokken te worden, zoals de vastlegging van eenduidig meldpunt voor noodsituaties, vanaf welke punten dit nummer bereikt kan worden, waar dit telefoonnummer vastgelegd is en of dit meldpunt permanent bemand is en wanneer en waarnaar er een doormelding plaats vindt.

Zowel het aanwezig personeel, alsmede bezoekers of contractors kunnen in noodsituaties terecht komen of ze waarnemen. Dan moeten ze snel alarm kunnen slaan of een melding kunnen maken. Vastgelegd dient te zijn in welke situatie welke soort melding gedaan dient te worden. Bij het laten vallen van een potje verf waarbij verf vrij komt wil je niet dat er een brandalarm geslagen wordt. Vastgelegd dient tevens te zijn op welke wijze er bij de verschillende situaties gecommuniceerd moet worden (telefoon’s, alarmknoppen, aparte noodtelefoons of portofoons).

Je leest verder over de invulling van dit element in de Best practice VBS voor de chemische logistiek.

Element VI vertegenwoordigt het toezicht op de prestaties.

 

Dit element is tweeledig. Enerzijds gaat het over het in kaart brengen van de prestaties van het VBS, anderzijds behelst dit element ongevalsonderzoek. Aan de hand van bijvoorbeeld prestatie-indicatoren is een beeld gevormd hoe het VBS functioneert, zodat tijdig bijgestuurd is om zware ongevallen te voorkomen.

Aantoonbare veiligheidsronden geven ook een indruk over het functioneren van het VBS. Indien er een (bijna-)ongeval plaatsvindt, moet met een passende onderzoeksmethodiek

worden onderzocht wat de (basis)oorzaak was, zodat passende maatregelen kunnen worden genomen om een soortgelijk zwaar ongeval in de toekomst te voorkomen. Het bovenstaande is geborgd in procedures, inclusief taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, waarin tevens de melding aan het bevoegd gezag is vastgelegd.

Binnen het algemeen geformuleerde VGM beleid valt ook de preventie van zware ongevallen, zijnde ongewenste gebeurtenissen met gevaarlijke stoffen waarbij ernstig gevaar voor de gezondheid van de mens (binnen en buiten de inrichting) en/of voor het milieu ontstaat.

De doelstelling voor VBS Element vi. het toezicht op de prestaties is: Het in kaart brengen en borgen van de prestaties van het VBS en het uitvoeren van ongevalsonderzoek.

De status van deze doelstelling kan door middel van o.a. KPI’s worden gemonitord  De doelstellingen kunnen tevens worden opgenomen in de jaarlijkse management review.

Je leest verder over de invulling van dit element in de Best practice VBS voor de chemische logistiek.

Controle en analyse is terug te vinden in element VII.

Binnen de hoofdprocedure ‘ Controle en analyse’ dienen bepaalde procedure elementen in ieder geval de revu te passeren. Deze zijn gericht op de doeltreffendheid en de deugdelijkheid van het veiligheidsbeheers-systeem systematisch periodiek te beoordelen. Ook de wijze van analyse en beoordeling van de resultaten door de directie van het gevoerde beleid, van het veiligheidsbeheerssysteem en van de bijwerking daarvan, inclusief het overwegen en opnemen van noodzakelijke wijzigingen die door de controle en analyse aangegeven worden, worden vastgelegd binnen deze hoofdprocedure.

Binnen de procedure zal de auditplanning worden beschreven; een planning voor de uitvoering van audits van alle elementen van het veiligheidsbeheersysteem. Daarnaast zal de werkwijze voor het beheer en het uitvoeren van de audits van de verschillende elementen van het veiligheidsbeheersysteem vastgelegd worden, zijnde:

  • de identificatie en evaluatie van gevaren van zware ongevallen
  • ontwerpbeheersing en het beheer van wijzigingen aan de procesinstallaties
  • het beheer van organisatorische wijzigingen
  • operationele controle: operationele instructies, uit dienst nemen van een beveiligingsmaatregel, alarmbeheer, inspectie en het onderhoud aan de installaties
  • noodplanning
  • onderzoek van ongevallen en incidenten
  • organisatie en personeel

Je leest verder over de invulling van dit element in de Best practice VBS voor de chemische logistiek.

Chemie logistiek gaat Best practice Veiligheidsbeheerssystemen opstellen

Veel bedrijven die deel uitmaken van de logistieke keten kunnen hun veiligheidscultuur en de omgevingsveiligheid sterk verbeteren door een Veiligheidsbeheerssysteem (VBS) op te stellen en in te voeren. En juist deze logistiek vindt het heel lastig om een dergelijk systeem met alle onderdelen op te stellen. Dit mede omdat het Seveso dat dit als verplichting voorschrijft zich veelal richt op de (proces)industrie.

 Doel van de Best practice is het verduidelijken van de elementen voor de bedrijven in de chemie logistiek, een meer gestructureerde denkrichting te introduceren en de veiligheidscultuur binnen de bedrijven naar de omgeving te vergroten. Secundair doel is ook gelijk het beste naar boven te halen; het gestructureerd denken en handelen op het gebied van veiligheid. De combinatie levert meer inzicht op in welke wijze de verschillende elementen van een VBS op elkaar ingrijpen. Het zal er voor zorgen dat de veiligheid in de hele keten sterk verbeterd wordt.

Binnen dit project wordt allereerst geïnventariseerd welke verschillende voorbeelden voor ieder VBS-element er zijn. Niet alleen in procedures, maar ook in veiligheidsstudies. In de volgende fase wordt een basisopzet van de Best practice gemaakt en worden de verplichte onderdelen per element gedefinieerd. In de daarop volgende fase wordt de Best practice verder uitgeschreven en worden voorbeelden toegevoegd.

In een aansluitend project zal de best practice als ‘kapstok’ dienen om data van de VBS-elementen bij verschillende bedrijven te verzamelen. Ook de rest van de keten (klanten en toeleveranciers) zal daarbij betrokken worden. De olievlekwerking van dit project zal hiermee een nog grotere versterking van de veiligheid binnen de logistieke keten opleveren. Het project waaraan een aantal bedrijven en branchevereniging VNCW deelnemen wordt ondersteund door de overheid in het kader van de SVO regeling.